费用核算之费用证据链的强制性要求

费用核算之费用证据链的强制性要求

1、法规规定

《国家税务总局稽查局关于重点企业发票使用情况检查工作相关问题的补充通知》稽查局稽便函【2011】31号：二、对企业列支项目为“会议费”、“餐费”、“办公用品”、“佣金”和各类手续费等的发票，须列为必查发票进行重点检查。对此类发票要逐笔进行查验比对，重点检查企业是否存在利用虚假发票及其他不合法凭证虚构业务项目、虚列成本费用等问题。

2、实务处理

(1)、手续费及佣金支出

是指企业支付给其他单位或非本企业雇员的支出。企业支付给本企业雇员的销售提成等支出，不属于手续费及佣金支出。手续费及佣金支出是给第三方中间人的，给交易双方的就是回扣。财税〔2009〕29号文规定，除委托个人代理外，企业以现金等非转账方式支付的手续费及佣金不得在税前扣除。

(2)、会议费的合法有效凭证问题

会议费：河北省地方税务局公告2011年第1号：十四、关于会议费的扣除问题

对纳税人年度内发生的会议费，同时具备以下条件的，在计征企业所得税时准予扣除。

(一)会议名称、时间、地点、目的及参加会议人员花名册;

(二)会议材料(会议议程、讨论专件、领导讲话);

(三)会议召开地酒店(饭店、招待处)出具的服务业专用发票。

企业不能提供上述资料的，其发生的会议费一律不得扣除。

以召开会议的文件、通知、会议纪要、参会人员的签到单等能够证明会议真实性的资料以及会议费用明细单等作为辅证。

(3)、差旅费

应提供合法有效凭证，包括内容填写完整、审批手续齐全的差旅费报销单以及车(船、机)票、住宿发票、行李托运发票等。出差过程中发生的业务招待费，属不属于差旅费呢?不要说这是一个小问题，如果你是财务人员你确实不知道如何处理。如果出差途中的餐费作为差旅费，就可以全额扣除;如果出差途中的餐费作为业务招待费，只能在0.5%以内扣除。

【例】山东国税2011年4月8日网上访谈的亮点：

网友：出差途中的餐费是作为差旅费还是业务招待费?

答复：差旅费包括与出差任务相关的交通费、住宿费、伙食补助费以及各种杂费(如机场费、保险费、订票费、行李托运费、寄存费等)。

对于问题中所说“出差途中的餐费”，如要列入差旅费扣除，需能提供在“出差途中”就餐的证明，反之，计入业务招待费。

(4)、业务招待费

是指企业在生产、经营活动中发生的必要的、合理的交际、应酬支出。

企业应区分业务招待费与业务宣传费、销售费用、会议费，上述费用无法分清的,均计入业务招待费。

国税函[2003]847号关于中国移动通信集团公司有关所得税问题的通知，已经废止了，但是，立法精神很好：

给予已有用户或使用者(包括个人消费者和单位法人)的，凡是作为商业折扣给予单位使用者的，应在帐面上反映;

给予法人单位的特定人员(如业务联系人、单位领导等)，应作为企业业务招待费按规定标准扣除;

为宣传推广目的随机给予不确定客户(包括实际用户和潜在用户)的，应作为业务宣传费按规定标准扣除

(5)、办公用品

地球人都知道，你买的是奶粉，开的是办公用品发票。骗税务局多了，税务局已经不相信你的办公用品发票买的是办公用品。当你真买办公用品的时候，你怎么向税务机关证明你买的确实是办公用品呢?下面这个文件可以利用一下。

《国家税务总局关于转发中纪委《关于坚决制止开具虚假发票公款报销行为的通知》的通知》(国税函[2003]230号)的规定，对“办公用品”的购置，必须事前纳入预算管理，预算批准后实施采购。应纳入政府采购的办公用品，必须按政府采购的有关规定实行。购置(采购)后按规定办理入库验收和领用手续。财务报销必须规范报销凭证，附正规发票，如果采购商品较多，货物名称、单价、数量等不能在发票中详细反映，还应附供应商提供的明细清单。看清楚了吗?三个条件：清单、入库验收手续、领用手续。

(6)、工资扣除

工资分配方案、工资结算单、企业与职工签订的劳动合同、个人所得税扣缴情况以及社保机构盖章的社会保险名单清册。

企业实行股权激励的，以激励对象实际行权日该股票的收盘价格与激励对象实际行权支付价格的差额及数量计算，作为当年的工资薪金支出给予扣除，应以股东大会或董事会决议、股权激励计划以及股票交割单(转让协议)等作为扣除凭证。