备用金主要用于小额零星报销费用支出,其使用范围为:除工资统发项目外的国家规定对个人的其他支出;出差人员必须随身携带的差旅费;其他确需支付现金的支出等。
(一)定额管理
1.按定额拨付备用金:
借:其他应收款——备用金
贷:库存现金
2.使用后报销时(花多少补多少,花掉的计入成本费用,“补”是指用现金补足花掉的)
借:管理费用(销售费用等)
贷:库存现金
(二)非定额管理财务部门根据企业内部某部门或个人的实际需要,一次付给现金,使用后持有关原始凭证报销,报销时财会部门根据所付款项和应报销的金额进行清算,若有余款全部收回,若不足,则补足差额。
1.按实际数额拨付备用金:
借:其他应收款——备用金(××)
贷:库存现金
2.使用后报销时(实报实销,多退少补)
借:管理费用(销售费用等)库存现金(原借多了,由经办人员退回的现金)
贷:其他应收款——备用金(××)
或:
借:管理费用(销售费用等)
贷:其他应收款——备用金(××)库存现金(原借少了,应补给经办人员的现金)
(实行定额管理“备用金”科目的金额平时不做变动,只有企业改变备用金的定额时才做变动。)
【案例】
某公司对行政科采用非定额备用金制度,行政科为购买办公用品预借备用金1 600元,预借时,财务部门根据借款凭证编制现金付款凭证,其会计分录为:
借:其他应收款——备用金(行政科) 1 600
贷: 1 600
行政科购买办公用品1520元后凭发票和验收入库单到财务部门报销,交回多余现金80元,财务部门编制转账凭证一张,其会计分录为:
借:管理费用 1 520
现金 80
贷:其他应收款——备用金(行政科) 1 600
如果行政科实际购买办公用品1 780元,自己垫付了180元,则在报销时除按规定编制转账凭证一张,其会计分录为:
借:管理费用 1 780
贷:其他应收款——备用金(行政科) 1 600
现金 1 80
出纳员付给行政科现金180元,退还行政科经办人员其垫付的现金180元。