会计凭证的设计原则与保管期限

一、会计凭证的设计原则

会计凭证设计，就是根据被设计单位实际情况，对凭证的种类、内容、用途、格式、传递程序作出科学的规划，绘制出科学、规范的格式，以便为完整、及时、真实地记录经济活动提供所需要的信息载体。

同时在设计会计凭证时，还需考虑凭证的整理、审核、保管等问题，总的来说，会计凭证设计应遵循以下原则：

(1)清晰性原则。

原始凭证是对经济业务的写实，记账凭证是对经济业务的科学分类，故清晰性原则的含义是：

①能全面反映经济活动的真实情况，例如经济活动的发生时间、地点、内容、责任等情况，使人们一看便知而不致产生疑问;

②凭证要素齐全，例如对外原始凭证中应设计凭证名称、填制日期、填制单位、接受单位、业务内容、数量、单价、计量单位、金额大写与小写、填制人签章等内容;

③中心内容或主要内容应排列在凭证的重要位置;

④对记账凭证而言，科目对应关系要清楚，不仅要有总账科目的位置，还要有明细科目的位置;

⑤颜色显明、易于区分不同用途的联次，如收款收据一般为三联，第一联给交款人，第二联记账，第三联为存根，各联颜色应有明显区别并标明各联联次。

(2)经济性原则。

经济性原则要求设计者做到：

①尽量考虑一证两用或多用，以节约纸张和减少数字的转抄。如借款凭证代付款凭证，银行各种结算凭证既是原始凭证又是记账凭证等;

②凭证面积以能充分反映业务内容为原则，不宜过大或过小，过大浪费纸张，增加了印刷成本，过小不便于保管;

③专用凭证的常用项目应事先印刷在凭证上，以免手写耽误时间且影响整洁和美观。

(3)统一性原则。

统一性原则要求，凭证的内容和格式应尽量做到统一和标准化。全国性使用的凭证如车船票、机票、增值税专用发票等，有关部门设计时应做到全国统一，不能大小不一、内容不一。一个单位内部使用的凭证更应做到标准化，例如收款凭证中会计科目栏称总账科目，而付款凭证中该栏又称一级科目，或者收款凭证面积大，付款凭证面积小，都是不符合统一性原则的。贯彻统一性原则不仅使凭证内容更清晰，同时也便于装订和归档保存，还有利于机械化操作和在全国范围内传递及使用信息。

(4)有利于加强经济核算和内部控制原则。

自制的许多原始凭证是为加强经济核算和企业内部管理服务的，设计时应充分注意贯彻这一原则。例如职工考勤表、产品加工单、工时记录、停工记录、产量记录、管理费用分配卡等等的设计，都要便于各种核算、控制、分析和检查，满足管理需要和内部控制的需要。

二、企业的会计凭证要保管30年

新版《会计档案管理办法》已从2016年1月1日起开始施行了。《办法》明确会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限由原来的3年、5年、10年、15年、25年调整为10年、30年两类。其中，保管期限为3年、5年、10年的会计档案统一规定保管期限为10年；保管期限为15年、25年的会计档案统一规定保管期限为30年。