如何编写会计记账凭证摘要
1 日常收支业务摘要的编写要规范统一
目前各单位根据业务量的大小,财务部门都分别设置了3—5人以上编制记账凭证,所有人员力求使用统一格式、统一措辞。这样使得会计账簿的摘要体现整体一致性,更重要的是能够充分发挥计算机查询系统中“模糊查询”板块的功能。所以,对日常收支业务采用“主语+谓语+宾语”的句式。即具备经济行为的主体、对象和内容三个最基本的要素,编写时还要注意在主语前加上部门。统一措辞虽然在执行初期比较困难,只要大家在工作中注意交流、相互沟通、认真总结,相信很快就能做到统一协调。
2 摘要的编写要“简”而“明”
所谓简明,即简单明了。太过于简单的摘要,不能把经济业务内容表达清楚。相反,如果摘要过于繁琐,不仅罗嗦而且也会因摘要栏字数控制使得摘要不能全面显现,影响账簿使用者的使用。因此要在计算机设定的摘要字数内,抓住重点,将经济业务内容尽可能简单、全面地表述出来。
3 摘要的编写要准确
对反映不同经济内容的同一张记账凭证,每项经济业务内容要准确对应一个摘要,不能笼统地使用同一个摘要。现行的借贷记账法和会计基础工作规范允许编制一借多贷、一贷多借以及特殊情况下的多借多贷的记账凭证。目前被广泛使用的会计电算化软件,一般都具有“修改摘要”的功能,为准确编写记账凭证摘要提供了条件。
4 更正错账时摘要要规范
根据《河北省企业会计基础工作规范实施细则》的要求,对记账后的记账凭证,发现错误,用红字冲销原错误凭证时的摘要为“注销某月某日某号凭证”,同时,用蓝字编写正确的记账凭证时摘要为“订正某月某日某号凭证”。对只有金额错误的会计分录,在编制调整数字差额凭证时摘要为“调整某月某日某号凭证”。如果所修改的是往年的错误凭证,那么,在“某月某日”前务必加上“某年”字样。在此需强调一点,在注销、订正或调整某张错误凭证的同时,应在被修改的记账凭证摘要的下面手工注明“该凭证在某月某日某号凭证已更正”的标记,表示该凭证已被修改完毕,以避免该凭证被重复修改。
5 摘要中需要反映必要的数字
5.1 需要注明时间的摘要
有的摘要必须注明时间,如收到上级部门拨入某月经费;交纳某月水费、电费、电话费、各项保险金、个人所得税等;提取职工福利费、职工教育经费、工会经费等。在摘要中务必注明经济业务所属的时间。这样不仅能有效防止发生漏记、重记的可能,而且便于单位间的账务查询。
5.2 需要注明人数的摘要
对发放职工防暑降温费、职工困难补助、发放临时工工资等,在摘要中要注明人次。以便为组织人事部门、工会部门统计相关数据,编制报表所用。无须去检查每张记账凭证后所附原始凭证,费时费力,只要使用查询系统“科目查询”板块,所需数据跃然屏幕,起到事半功倍的效果。
5.3 需要注明数量的摘要
随着各单位规模的不断扩大,现有的资产设备远远不能满足目前经营规模。需要购置的办公设备、生产设备数量很大,需要报废的陈旧固定资产也很多。虽然固定资产账中反映资产的数量,但为了便于同固定资产管理部门随时的“动态”对账,在摘要中要注明资产的数量。
会计人员填写记账凭证摘要的书写技巧?
1.简单明了、一看便知。
有些会计人员单纯追求“简单”,但却不明了。如收、付款凭证,只写“收款”、“付款”二字。转账凭证,只写“转成本”、“调整科目”等。其实只要稍微多加几个字,其意义就会很清楚,对收付款业务,摘要应写明收付款的性质,即写明收什么款,付什么款、如写成“收新华厂销货款”、“收大成公司投资款”、“付包装物押金”、“付购料款”、“付商业汇票款”等。对于转账业务,应写明转账内容,如写“结转材料差异”、“转入库材料成本”、“转出库材料成本”、“转产品销售成本”、“收入转本年利润”、“购设备未付款”等等。
2.字迹清楚,语法通顺。
3.内容要与附件相符,不能照抄。
在实际工作中,有的摘要写着“归还某单位的垫款”,可实际凭证是汇出销货款,有的将收入款计入应付款,当然,有的是笔误所致,有的是对业务不十分理解,实际工作中,有的是为了隐瞒业务真相。总之,附件能真正表明业务的发生及完成情况,应根据附件的内容总结业务的性质,概括其业务内容,给人以一目了然的感觉。但又不能照抄原始凭证,有的会计将原始凭证的内容全写入“摘要栏”,过账时摘要写了半张账页,则大可不必。
4. 红字冲账也应写明摘要内容。
有的更正错账时的红字冲账内容没有原始凭证或附件,但也应摘要写明冲账原因或业务内容如写明“更正某号凭证错账”、“冲减退货进项税额”等。
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