应付销售方代垫运费应计入“应付账款”科目,也可用贷方“预付款”科目来记录。首先,运费代垫是销售方以自身货款代垫运费。换句话说,销售方把客户付的货款拿出来支付运费,也就是说客户的货款对应的运费由销售方代付。
因此,销售方应当记入贷方“应付账款”,金额为运费;借方“运费支出”,金额为运费。当客户付货款时,销售方应以贷方“应收账款”,金额为货款;借方“应付账款”,金额为货款或“预付款”,金额也为货款。
这样,销售方的应收账款减少,应付账款增加;客户的应付账款减少,应收账款增加。同时,运费也已从客户账户上被支付过,从销售方账户也被支付过。
拓展知识:应付账款与预付款的区别
首先,应付账款和预付款都属于应付账款,是企业向供应商应付的账款。但它们的区别在于:应付账款是企业与供应商已完成交易,并已经收到货款,但尚未结存的未付款项;而预付款是企业根据项目需求,将货款支付给供应商,但尚未收到货款。