典型业务的内外帐分录处理之采购业务的主要核算类型及分录处理

典型业务的内外帐分录处理之采购业务的主要核算类型及分录处理

三、采购业务的主要核算类型及分录处理

(一)、采购分录

采购业务成千上万，形式各有不同，但在会计处理上，其实都可以概括成三种核算方式。

1、单、货同到 (内外处理相同，指规范性内帐)

【说明】(下同)：单----指发票

货----指入库单

借：原材料\固定资产\周转材料等

应交税费---应交增值税(进项税额)

贷：银行存款\应付账款等

2、单到、货未到 (内外处理相同)

借：在途物资-----XX供应商

应交税费---应交增值税(进项税额)

贷：现金/银行存款/应付账款等

待后续实际收到货物入库

借：原材料等

贷：在途物资----XX供应商

【问题】如果单到、货未到、款未付，内帐需不需要做账?

3、货到、单未到

由于没有发票无法确定金额，所以只能暂估入库。当然，没票，就不存在进项税的核算。

借：原材料等---暂估价

贷：应付账款---暂估价

注意，暂估入库业务，后续处理有二种方法：

(1)、理论做法：下个月月初就冲销上述暂估分录，待以后实际入库时，再按“单货同到”处理。

(2)、实务中下月初不处理，直到货物实际入库时，才先冲销，再按单货同到入账。

【提示】暂估价不是随意乱估的。一般是有合同的按合同价，没有合同的按前期同类价。

【说明】1、建议内帐按上述方法处理。

2、内帐也可以不暂估，直接按合同价、付款价入账。毕竟内帐入账不是以发票为直接依据，而是
看真实的入库单与付款凭证。当然要注意以后收回发票时，不要重复入账。

3、外帐中的材料暂估，拿回发票的最迟期限是汇算清缴之前。

4、特例：采购之初就确定没有发票的

跟费用不同，费用或许会需要入账，但材料绝对不应该计入外帐，只能计入内帐。不然后期的纳税调整分录会很麻烦。

5、介绍一种实务常用方法

为了加强对供应商的管理，即为了通过应付账款明细账的借贷方，能够很清晰知道每期向各个供应商的采购量和还款额，实务中常常无论是否在采购时即付款，都先通过“应付账款”进行归集，之后再核算实际支付情况。

借：原材料

应交税费—应交增值税(进项税额)

贷：应付账款

借：应付账款

贷：银行存款

(二)、运费分摊

营改增后，运输业增值税发票：普票只能是全额计入采购成本，专票是税额进入进项税，不含税运费才计入采购成本。

运费一般可按重量、金额、体积等方式进行分摊。 (内外帐通用)

1、分摊率

分摊率=运费/所运货物重量或金额或体积之和

2、某种货物应该分摊的运费

分摊的运费=该货物重量、金额、体积*分摊率

3、某种货物的入账成本

入账成本=货价(不含税：指进项税能抵扣时)+分摊的运费

4、 特别：有些企业喜欢汇总开具运费(也分不清是采购还是销售的运费)

这是不规范的行为，此时只能把运费计入相关费用(管理费用或销售费用)，但税局有权重新进行核定或处罚的。

(三)、入库短缺的会计处理

数量：按实际入库数量(低于送货单或发票数量)

1、因正常损耗 (内外帐通用)

正常损耗只影响数量，即应按实际到货数量入账，不扣减总价金额，也不需作进项转出，一句话，只改变了进货单价，其他不变(分录不变)。

(1)、入账数量：按实际入库数量(低于送货单或发票数量)

金额：按实际采购金额(与发票金额相同)

(2)、分录(同正常情况的分录处理完全一样)

2、因非正常损耗 (内外帐通用)

(1)、属于非常损失(人力不可抗拒的自然灾害)的，进项税不用转出 (可以继续抵扣)，按不含税进价(净损失)转入营业外支出。

借：原材料 (发票价-损失的不含税价)

应交税费—应交增值税(进项税额) (发票额)

营业外支出—非常损失 (损失货物的不含税价)

贷：银行存款/应付账款等

(2)、属于运输公司责任的，进项税不用转出，赔偿部分计入其他应收款，无赔偿部分按净损失计入营业外支出。

借：原材料 (发票价-损失的不含税价)

应交税费—应交增值税(进项税额) (发票额)

其他应收款—运输公司 (损失货物的赔偿部分)

营业外支出—损失 (损失货物的无赔偿部分)

贷：银行存款/应付账款等

(3)、属于发货错误的，如果同意后续发货：

按发票入账。对多发或少发的货物不核算，只在备查簿或记事本登记，待下次采购发货时调整(补发或扣减)，下次的采购分录，也是只按发票入账。

(4)、属于发货错误的，如果不同意后续发货(本年内)的：

A、多发货的，如果决定退货：

外帐----先按发票数量、金额入账。对多发的，直接退货就行，不能也不需要做退货分录(因为多发的也没有发票)。

内帐----同外帐。

B、多发货的，如果愿意留下货物：

外帐：先按发票数量、金额入账，多余的货，不用暂估入账，先备查：如果能收到补票，就再做一次采购分录;如果没有补票，则只能计入内帐。

内帐：按实际入库的数量和金额入账。

C、少发货的，如果愿意补发：

内外帐：按发票数量和金额入账，缺少的部分，只需备查，收到补货时无需再做分录。

D、少发货的，如果不愿意补发：

外帐：先按发票正常入账。对短缺货物：如果有红票，可以做出退货分录;如果没有红票，则不需做退货分录，因缺货而实际少付的那部分金额，以后用现金冲销。

内帐：按实际收货的数量和金额入账

(5)、属于管理不善造成的损失(如自运时途中丢失、被盗)，进项税不得抵扣(已抵扣的需作进项转出)，按价税合计的净损失转入营业外支出。

入账

数量：按实际入库数量

金额：按发票价扣除损失后的余额。

损失：先计入“待处理财产损溢”，查明原因后转入营业外支出等。

分录:

入库时

借：原材料

应交税费—应交增值税(进项税额) (发票税额)

待处理财产损益

贷：应付账款等

按上级指示处理损失

借：其他应收款---责任人或保险赔款

营业外支出 (净损失)

贷：待处理财产损益

应交税费—应交增值税(进项税额转出) (损失财产所包含的进项税)

(四)、采购尾款的处理

支付采购货款，通常会有尾款抹零的情形。

1、内帐

借：应付账款

贷：库存现金

管理费用/营业外收入 (抹零)

2、外帐

借：应付账款

贷：银行存款

库存现金(抹零)

说明：要附一张现金付款凭证或者对方的收据(以对方采购员或收款员的名义)。

(五)、实际付款低于发票款

1、不开票

因各种原因双方同意减付货款的，一般此时销售方不能或懒得开具红票冲销尾款收入(更多时候也不在意)，因而实质上类似于抹掉尾款，所以可参照上述尾款处理的方法处理。

如果对方开具红票，则属于平销返利处理。

2、属于债务重组的

如果减免货款属于债务重组的情形，则按债务重组处理。

借：应付账款

贷：银行存款

营业外收入 (减免的货款)

(六)、采购退货的处理

1、如果能收到红票

内外帐：按红票做出退货分录

借：应付账款或应收账款

应交税费—应交增值税(进项税额) 红字

贷：原材料

2、如果没有红票

外帐：一般可以不做账。如果强行要做账，可以不规范的做出

借：应付账款或应收账款.

贷：原材料

应交税费—应交增值税(进项税转出)

内帐：可以同外帐的进项转出分录

注意外帐：有红票的是红字进项;没红票的是进项转出。

(七)、采购换货的处理

1、外帐：

实务中很多(特别是金额没变化的)都不作处理，这是有风险的，因为发票跟实物对不上，以后成本结转在品种、数量上也对不上的。

规范化的处理是先退货，再采购。只是有点繁琐。

2、内帐：

可以按外帐处理，也可以直接换货：

借：库存商品—换回的货

贷：库存商品—退的货

应付账款 (补或收的换货货款差额)

如果内帐也核算增值税，借方补上进项税(当然得对方补票了才行)

(八)、接受对方返利(与采购量挂钩)

规范性：属于平销返利

1、以货币返利

(1)、对方开具红票的

外帐：只能由销售方开具红票

A、流转税：冲减当期增值税进项税额

当期应冲减进项税金=当期取得的返还资金÷(1+所购货物适用增值税税率)×
所购货物适用增值税税率　B、企业所得税：冲减进货成本，增加应纳税所得额，缴纳企业所得税

C、发票：如果能够取得开具红字增值税专用发票通知单，可以由供货方开具红字专用发票。

D、一般分录

借：银行存款

应交税费—应交增值税(进项税额) (红字)

贷：主营业务成本

内帐：

借：银行存款

贷：营业外收入

应交税费—应交增值税(进项税额)(如果内帐核算税)

(2)、对方不开红票的

外帐：

如果是用返利抵债，只需找机会以返利额用现金冲销应付账款(不增加所得税);

如果是用现金返利，最好不入外帐，而是直接入内帐;

最好不用银行存款返利，不入账则很易被发现，入账则要交所得税(分录同内帐)。

内帐：

借：库存现金

贷：营业外收入

2、以实物返利

(1)、收到合并的蓝票(不合算，有点屈)

返利物品计入最近一次的采购发票里，但只是增加了数量，金额没变。

比如获得上月返利10件，本次采购100件，金额1万，则发票上是：数量110件，金额1万。

外帐：此时按发票入账，同正常采购没区别。

注意，千万别在摘要栏写“有10件返利或赠品”。

内帐：可以按外帐的方式，也可以把返利作为收益。

借：原材料 11000 (正常单价是100元)

应交税费-应交增值税(进项税) 1700 (发票税额)

贷：应付账款 11700

营业外收入—返利 1000 (10件，单价100元)

(2)、返利物品单独开票(蓝票)

按发票作正常采购处理，注意，千万别在摘要栏写“有10件返利或赠品”。

外帐：先核算发票

借：原材料

应交税费—应交增值税(进项税额)

贷：应付账款

注：如果摘要栏注明是返利，贷方就应该是营业外收入或主营业务成本

以后冲销虚假的应付账款

借：应付账款

贷：库存现金

内帐：只需--贷方就应该是营业外收入，没有后面的冲销假账分录)

(3)、返利品没开票

外帐：没有发票，外帐不能、也不需反映。

内帐：按返利品目前价值，计入营业外收入。

借：原材料

贷：营业外收入

(九)、采购获得赠品的处理

如果是返利性的赠品，按上面的返利处理;如果是现场获赠，即“买一赠一”形式：

1、如果赠品在发票上体现

按发票内容，按照正常采购处理，没必要反映赠品收益(内外帐均是)。

2、赠品没有在发票上的反映

外帐：只按发票入账，不用考虑赠品。

内帐：可以考虑赠品

借：原材料 (发票)

应交税费—应交增值税(进项税额)

库存商品---赠品 (按市面价)

贷：银行存款/现金

营业外收入

(十)、按“税点”购票

所谓税点，就是买卖增值税专票时，按打算开具的不含税销售额，乘以一个点数(一般是8点、10点)，然后按乘积支付价款。

通常是因为购票方的进项税额不够，或者所得税成本、费用不够，所以采用买票的方式偷税。

通常是内帐只核算支付的价款，不理票的内容。外帐购票的目的是抵税，所以票上的内容是核算的核心。

【注意】前提是双方关系很好，不然对方不退款，你连官司都没得打。

1、安全性高一点的做法：通过银行汇款外帐：

借：费用类/原材料 100

应交税费—应交增值税(进项税额) 17

贷：银行存款 117

对方收款后扣除购票款，余款打入购票方私户，此时外帐不用记录，而是计入内帐。

内帐：

付款时 : 借：应收账款—购票款 117

贷：银行存款 (票面价税合计)117

回款时 : 借：管理费用—购票 (取8个点) 8

银行存款—私户 (对方退回的款项) 109

贷：应收账款 117

2、高风险性的做法：只对购票款通过银行甚至是现金核算

外帐：

借：费用类/原材料 100

应交税费—应交增值税(进项税额)17

贷：银行存款/库存现金 8 (购票款)

应付账款 109 (余款)

以后对这笔子虚乌有的应付账款，用现金冲销

借：应付账款 109

贷：库存现金 109

内帐：

借：管理费用—购票款 8

贷：银行存款/库存现金 8

(十一)、采购时虚开发票(即多开发票金额)

虚开金额，对于虚开部分，一般对方是要收税点的。

比如采购100万，要求对方按120万开票，一般的手段有：不虚增物品、也不虚增数量、只抬高单价;或者干脆虚增数量、金额或物品等。

1、外帐

由于有真实的采购业务垫底，所以不需要按票面全额付款，即不需要采用上面那种所谓安全性高一点的那种方法，而是直接支付真实货款和虚开的税点款，虚开部分先挂账，以后用现金冲销。

借：原材料 (发票金额=真实货款+虚开货款)

应交税费—应交增值税(进项税额) (发票税额=真实进项+虚开进项)

贷：银行存款 (真实货款+真实进项税额+税点款)

应付账款 (虚开的部分，已扣减税点款)

以后找机会冲销：

借：应付账款

贷：库存现金

2、内帐

不核算虚开部分

借：原材料 (真实货款)

应交税费—应交增值税(进项税额) (发票税额=真实进项税额)

管理费用---票点 (税点款)

贷：银行存款 (实际货款+实际进项税额+税点款)