会议费包括:会议的场地费用;设备租赁费用,如音响系统、投影仪、麦克风等;工作人员的费用,如负责安排的工作人员、收银员、摄像师等;耗材的费用,如会议室的水、饮料,外接键盘、U盘、礼品等;赞助商的费用,如赞助会议的商家;参会者的费用,如参加会议的人员,包括本地及外地参会者的差旅费用等;其他费用,如宣传广告、行政费用等。
会议费用的大小取决于会议的规模、设备的种类、参会者的范围等。因此,在安排会议前,应全面考虑会议的内容及费用分配,有针对性地做好会议准备。
除了会议费用外,还有一些其他需要考虑的问题,比如,谁来准备会议议程、提前准备会议材料、会议流程如何控制等,都是非常重要的。除此之外,在准备会议前,要考虑好参会者对会议的希望,要仔细定义参会者的角色,以及为参会者准备的礼品和活动等。
这些都是准备好一场会议的必备素养,除此之外,也可以在会议上安排一些有趣的活动,让参会者可以更加融洽,从而达到一次成功的会议。