采购部报销单的登记记账凭证一般是以收支挂账的形式,即记录收支发生的金额及其账务处理明细。流程如下:
1、登记,将支出的具体项目登记在采购部特定的登记账户上;
2、凭证录入,将报销人员申请的费用凭证录入财务软件系统;
3、记账,根据凭证内容,将费用录入应付账户,发生金额计入当期的应付款项;
4、结算,根据采购部的登记账户,分别与财务的应付账户相比较,并同时验收费用凭证,最后将符合条件的费用结算;
5、报销,及时报销结算完成的支出,并出具报销凭证和付款凭证,用以记载支出的结算情况。
拓展知识:当费用凭证不完整时,可以采用用户认证的方式,让报销人员确认支出的真实性,并及时上传凭证。财务人员在记账时,也可以从历史的费用凭证中,分析各费用类别的发生量,给出预算和决策参考。