费用报销管理制度及流程

费用报销管理制度及流程

企业费用报销流程管理制度精选篇1

一、目的

为加强对市场人员费用管理力度,确保市人员更好开展工作,有效节约用成本,特制订本制度.

二、适用范围

本制度适用于市场部及其它相关部门.

三、出差管理

1、员工因公出差,必须填写《出差报告》和《员工外勤单》,经部门经理同意后,报市场总监批准(可电话确认).

2、员工出差结束三日内必须完成《出差报告》的《出差总结》部分.

四、差旅费

差旅费是指公司员工外出公干期间为完成预定任务所发生的必要的合理费用,具体包括:在途交通费、住宿费、市内交通费、其他公务杂费等.

1、员工出差使用交通工具为火车、汽车、轮船等普及工具.

2、特殊情况,经公司领导批准后,可选择飞机.

3、违反公司规定使用交通工具,一律按火车票报销(超出部分由个人支付)

4、市场交通工具应使用公交车、中巴等,如因特殊情况,可以乘出租车,但需在票据上注明起始地点和原因.

5、员工出差期间,标准内住宿费用实报实销(但不包含酒店清单上所列私话、餐费、洗衣费等费用).

6、员工外出期间产生的公务费,如邮电费、文件复印费、传真费等,实报实销.

7、办事处主任、部门经理的手机话费在公司报销标准内,扣除私人话费,实报实销.

五、备用金管理

1、根据工作需要,员工出差或业务活动可预先向公司借支备用金,借支额度根据实际城要确定,由总经理签批.

2、备用金借支后应及时冲帐,备用金占用时间应不超过15天,如遇特殊情况不能按时冲帐,可书面申请,经总经理签字同意后方可延期,但最长不可超一个月.

3、对于长期占用备用金的,财务部将从员工的个人收入中扣减,直到完成冲销,在此之前不允许再借支备用金.

六、报销管理

1、驻外人员原则上每月报销一次,各办事处人员的报销票据由各事业部总监签字后交由出纳审核.

2、费用报销单应严格按公司要求妥善贴好,不符合标准,或填报单据不符、金额不符、重复报销,一律退回业务人员.

3、单据报销规定填写和粘贴方法:

差旅费报销单

a、填写内容按照《差旅费报销单》单上的要求填写.

b、粘贴注意事项:将各类车标按面额的大小分类粘贴,并在粘贴处注明各类面额票据的张数和总金额.

费用报销单

a、填写内容按单上的要求填写.费用一般是指销售人员在工作中所产生的办公、餐费等(不含差旅费).

b、粘贴注意事项:原则上只报销发票,无发票,需事先向财务说明情况.或以其他票据充抵,但需要票据背面注明情况.

c、充抵票据与正式发票分别张贴.不能在一个报销单中报销.

此制度适用于公司全体员工,本制度解释权归财务部.

企业费用报销流程管理制度精选篇2

公司报销及借款管理制度如何制定?应包含哪些内容?

为加强本公司分析核算,规范财务制度及出差的使用原则,提高资金的使用效率,保证出差人员在出差期间工作与生活的需要,本着"保证必须,勤俭节约"的指导思想,提高效率,控制成本,特制定本管理制度.

一、职责

1、各业务负责人对各项业务的合理性、可行性、部门费用控制负责.

2、财务部对各项费用票据的合法性以及费用的预算控制管理负责.

二、借款及报销原则

1、借款依据及还款时间要求

借款类型借款依据还款时间

投标保证金招投标邀请函招投标结束一个月内

履约保证金合同复印件合同规定期限

租房押金合同复印件合同规定期限

差旅费借款出差借款单出差结束后一个月内

其他借款合同复印件、单笔专项业务费用审批单及预算明细表等借款之日起一个月内

2、出差人员预借差旅费应保证专款专用,不得私自挪作它用.原则上部门经理以上一律不准预借差旅费.

3、其他借款支出,实行单笔总经理审批.

借款审批权限

序列业务审批人业务终审人财务终审人

销售(含销管)销售副总总经理财务经理

服务(含售前、实施、服务)服务副总

运营(含财务、人力行政、市场)总经理

各业务部业务部负责人

4、前款不清,后款不借.除未到期的保证金、押金外,如有未清帐借款,不得再进行下一笔借款,特殊情况由总经理审批.

5、财务部定期对业务借款进行清理,未按照规定时间还款的,对借款人按借款金额10%罚款.

6、报销时限

(1)差旅费报销时限为出差返回后两周内,不得逾期.如逾期报销,则按逾期10元/天扣减出差费用.

(2)交通及移动通讯费按季度报销,次季度的首月,必须将该季度的费用报销完毕,逾期不予报销.如:6月报销4-6月交通费及3-5月通讯费.

(3)招待费及会议费等报销时限为此项业务结束后两周内,不得逾期.并且报销时需相关业务负责总经理签字.

(4)所有报销单据,超过3个月期限,将不再予以报销,请务必及时报销.

三、差旅费报销标准

1、往返交通费

人员类别飞机火车轮船长途汽车

总经理经济舱实报经济舱实报

其他人员特批二等座、硬座、硬卧特批实报

(1)一般员工可乘坐火车硬卧及硬座、长途汽车、轮船三等舱.出差人员白天乘车超过12小时或晚上乘坐火车的,可购买同席硬卧车票,乘坐火车超过13过小时可乘坐飞机,但特殊情况下如需乘坐火车软卧、轮船二等舱,飞机(仅限于经济舱),须事先经总经理审批同意.

(2)公司已经统一为员工购买商业意外保险,因此不再承担个人购买的意外保险费用.

(3)同一地区不同城市之间的往来,只能乘坐长途汽车或火车,严禁乘坐出租车,否则不予报销.

(4)外地交通费20元/天,不到20元,据实报销;超标,按20元/天报销,天数计算同补助天数.

2、住宿费

(1)住宿费用为标准间费用,同时出差的同性人员需同住一个标间,报销时应注明,如住宿费由一人报销,则需要另一人签字证明.但如果客户提供住宿,则不予报销住宿费用.

(2)住宿费用报销标准:济南、青岛、烟台住宿标准150元/天;省内其他城市住宿标准100元/天;省外(如:北京、上海等)住宿标准200元/天.若住宿超标,则超标金额自行承担.

(3)住宿发票必须真实并且带有当地税务或财政监制章(没有税务或财政监制章的住宿发票或收据无效).无住宿费发票或发票与住宿地不符者,住宿费用自理,一律不予报销.

3、出差伙食补助

(1)出差伙食补助标准60元/天(试用期补助标准减半,30元/天),其中50元/天(试用期20元/天)的补助需自行找票.(此处补助标准60元/天,仅为举例用,各地出差补助标准,单独邮件发送)

票据要求:会议费、资料费、过路过桥费、汽油费、修理费、汽车、火车票、船票、机票(只限本公司员工)、图书费、印刷费、服务费(只限于IT服务业)、小额邮费,打车费、月票费、电话费(只限本公司员工)及定额电话费票据等,长条交通票每次报销补贴时只限用一张,此类票据不准连号(发票连号包括同一本上的发票),不得使用招待及礼品发票.并且发票必须是当年发票.

(2)参加会议、培训以及陪同客户参观出差不享受出差补助.

4、票据规范要求

原始票据必须是符合税务规定的正规发票,票据完整,内容填写清晰有序,具体要求如下:

(1)单位名称要填写"用友软件股份有限公司济南分公司",机打发票单位名称手写无效,除非发票票面标示"除单位名称外手写无效".

(2)金额的大小写要相符,字迹要清楚.

(3)日期填写完整,发票日期要与实际业务日期一致.

(4)开票方发票专用章或财务专用章(必须是全章).

(5)发票项目必须与业务相符,内容填写清晰有效;

(6)财务部有查验票据真伪的义务及权利,有权拒绝假伪票的报销.

(7)因个人原因丢失报销票据,不可用其他票据抵报,费用自行承担.

(8)外包付款取得发票为地税发票,如:实施、开发、服务.营业税改增值税地区必须提供增值税专用发票.

5、报销单据填写规范

(1)报销单据选择:参照网上报销系统(网址:__),交通、通讯记入日常费用,其他费用全部记入项目费用中.(除交通、通讯暂缓报销外,其余费用暂采用手工报销)

(2)报销粘贴顺序:自上而下,自右而左,按票据类别,实际票据与出差补助票据分别粘贴.报销清单列示在最后一页.

(3)大写数字提示:零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿.

(4)报销单据必须用黑色钢笔或签字笔填写,不得使用圆珠笔,并且不得涂改、大小写金额填写一致、合计、部门、姓名、出差事由、日期、领款人均需填写、部门主管签字审核、补助填在其他格.

(5)如有替代发票情况,支出凭单上按自找发票填写报销内容,原始票据与替代票据分别粘贴,并在《礼品、车费报销清单》上列清真实业务情况.补贴请自行找票,所找发票不可是一本上票据或连号票据,否则将从报销单据上直接扣除此金额.

(6)出差补助每天按10元累计填写到"出差补助金额"中,其余填到"其他"列中.若无补助,则"天数"列不准填写.

(7)出差过程中发生的招待费等,应单独粘贴报销.

6、其他相关规定

(1)出差天数计算:自开始出差之工作日起到回公司工作之日,连续计算天数后减一.

(2)出差过程中涉及礼品、交际费用原则上不予报销,如因业务需要确需发生此项费用,必须事先向尹总审批,并单独粘贴支出凭单报销.

(3)员工出差期间,因游览或非因工作需要的参观而开支的一切费用,均由个人自理.

(4)出差中途除因病、遭意外灾害或因实际需要由部门经理指示延时外,不得因私事或借故延长出差时间,否则公司不予报支差旅费,并视情节轻重对其进行通报批语、扣发工资、直至辞退等处理.

(5)各部门经理和财务部有权对虚报嫌疑的报销申请提出质疑并查验原始单据,经查属实,财务部有权拒绝报销本次发生的所有出差费用;如果多次出现同类问题,财务部有权直接扣除相关报销款,并报公司总经理,公司视情节轻重进行通报批评、扣发工资、直至辞退等处理.

(6)票据超过三个月期限,视为自动放弃报销,公司不再给予报销.

(7)集团培训:先确认费用承担方.此费用如济南公司承担,则首先需__审批然后登陆如下网址:__填写申请(具体操作,请参照"机构(__)消费卡充值申请说明"文档),并经财务审批后,直接打印审批单自行去集团卡务中心办理入住或退卡手续即可.(卡务中心周六、周日不办公,消费卡用完后请自行到卡务中心退掉.)

(8)支持费用:报销时一并提供被支持方财务总监及总经理签字确认的《支持费用确认单》,并执行济南公司标准.(由于传真件无法长期保存,请自行复印)

集团支持本公司项目时,则首先需总经理审批,然后报财务经理审批即可,否则不予报销.

(9)新入职员工第一次报销时,务必提供报销卡号及具体开户行名称,如:622609531040__,招商银行__支行等.

本制度自公布下发之日起执行,解释权归财务部.

费用报销需要注意什么?

一、报销费用的真实性

报销人需要提供真实的费用发生情况和相关的原始凭证,确保费用的真实性和合法性.

二、报销费用的原始凭证的完整性

报销人需要提供完整的原始凭证,如发票、收据、合同等,确保费用的真实性和完整性.同时,原始凭证的日期、内容、金额等要素需要清晰、准确、符合规定.

三、报销费用要符合企业的制度

报销人需要了解企业关于费用报销的相关制度,如报销标准、报销流程等,确保自己的费用报销符合企业的规定.

四、票据要素齐全

报销人需要提供要素齐全的票据,包括发票号码、开票时间、发票代码、发票金额等信息,确保费用的真实性和合法性.

五、遵守税务法规

报销人需要遵守国家税务法规,如开具正规发票、避免虚假报账等行为,确保费用的真实性和合法性.

六、报销单据填写规范

报销人在填写报销单据时,需要按照要求填写相应的信息,如费用项目、金额、时间、地点等,确保信息的准确性和完整性.

七、审核及审批程序符合规定

报销人需要按照企业的审核及审批程序,确保费用的审核及审批程序符合规定,避免出现不必要的纠纷和风险.

八、保留相关证据

报销人需要保留相关的原始凭证和报销单据,以备后续查询和审计之需.

以上详细介绍了费用报销管理制度及流程是怎样的,眼接受了费用报销需要注意什么.通过本文的介绍,我们可以了解到,费用报销管理制度及流程应如本文所讲,费用报销需要注意的问题在于报销费用的真实性、报销费用的原始凭证的完整性、报销费用要符合企业的制度等等.