合同管理包括哪些方面

合同管理包括哪些方面

1、合同签订

(1)签订合同的前期调查.

每一项合同在签订之前,应当做好以下几项工作.

应当做好市场调查.主要了解产品的技术发展状况、市场供需情况和市场价格等.

应当进行潜在合作伙伴或者竞争对手的资信调查,准确把握对方的真实意图,正确评判竞争的激烈程度.

了解相关环境,做出正确的风险分析判断.

(2)合同谈判和合同签署.

谈判是指人们为了协调彼此之间的关系,满足各自的需要,通过协商而争取达成一致意见的行为和过程.合同谈判的结果决定了合同条文的具体内容.因此,必须重视签订合同之前的谈判工作.谈判要注意如下三个问题.

要制定切合实际的谈判目标.

要抓住实质问题.只有抓住了问题的实质和关键,才能衡量谈判的难度和距离,适当调整谈判策略.

营造一个平等协商的氛围.

2、合同履行

《民法典》(自2021年1月1日起施行)名列前茅百一十九条规定:依法成立的合同,对当事人具有法律约束力.有效的合同是当事人遵守的行为准则和合法性根据.对于执行过程中出现的问题,本着合同签署前的谈判精神和客观情况,按照共赢和互利的原则尽快解决.

3、合同监测

合同监控至关重要,需要将其写入协议.需要定期检查和持续监督合同执行情况,以确保达到目标和里程碑,特别是在支出和收入方面.合同跟踪软件可以为您提供所需的信息.

双方必须确保他们遵守合同义务,供应商交付订购或同意的内容.

此阶段选定的 CLM 操作:

自动跟踪债务

通过使用平衡计分卡和清单来衡量绩效

定期进行商业和业务审查

根据需要管理合同纠纷

合同纠纷处理

由于客观情况的变化和理解沟通等方面的原因,出现合同纠纷是正常的现象.当纠纷出现后,一定要对纠纷性质进行客观和全面的评价,纠纷产生的原因、现状、后果和影响都要考虑.对于缺乏诚信的欺诈,一定要义正词严地予以反击:该仲裁和诉讼的,要尽快收集资料进入法定程序.对于合同诈骗,尽早报案是维护权利的关键.对于能补救的纠纷,要采取积极的应对措施.变更合同、终止合同都是法律赋予合同当事人的权利.

4、合同变更

在大量的工程实践中,由于合同双方现实环境和相关条件的变化,往往会出现合同变更,而这些变更必须根据合同的相关条款适当地加以处理.如果某一方不理解合同条款,或不严格执行合同条款,那么该方会发生额外的代价以完成额外的工作任务.

合同变更的处理由合同变更控制系统来完成.合同变更控制系统包括文书记录工作、跟踪系统、争端解决程序和授权变更所需的批准级别.合同变更控制系统是项目整体管理控制变更的一部分.任何合同的变更都是以一定的法律事实为依据来改变合同内容的法律行为.

有多种因素会导致合同变更,例如范围变更、成本变更、进度变更、质量要求的变更甚至人员变更都可能会引起合同的变更,乃至重新修订.对于任何变更的评估都应该有变更影响分析.例如,变更将如何影响所采购产品及服务的范围、进度、质量等,这些影响会不会传递到项目的其他部分变更申请、变更评估和变更执行等必须以书面形式出现.

合同变更在某种意义上,还应该包括合同的转让和解除,这要视合同实际执行情况而定.这两种变更需要合同双方当事人协商一致,才可以协议执行.如有重大争议,可以通过法律或仲裁手段解决.

按照合同签约备方的约定,合同变更控制系统的一般处理程序如下.

(1)变更的提出.合同签约各方都可以向监理单位(或变更管理委员会)提出书面的合同变更请求.

(2)变更请求的审查.合同签约各方提出的合同变更要求和建议,必须首先交由监理单位(或变更管理委员会)审查后,提出合同变更请求的审查意见,并报业主.

(3)变更的批准.监理单位(或变更管理委员会)批准或拒绝变更.

(4)变更的实施.在组织业主与承包人就合同变更及其他有关问题协商达成一致意见后,由监理单位(或变更管理委员会)正式下达合同变更指令,承包人组织实施.

"公平合理"是合同变更的处理原则,变更合同价款按下列方法进行.

首先确定合同变更量清单,然后确定变更价款.

合同中已有适用于项目变更的价格,按合同已有的价格变更合同价款.

合同中只有类似于项目变更的价格,可以参照类似价格变更合同价款.

合同中没有适用或类似项目变更的价格,由承包人提出适当的变更价格,经监理工程师和业主确认后执行.

5、合同档案管理

合同档案的管理,亦即合同文件管理,是整个合同管理的基础.它作为信息系统项目管理的组成部分,是被统一整合为一体的一套具体的过程、相关的控制职能和自劝化工具.项目经理使用合同档案管理系统对合同文件和记录进行管理.该系统用于维持合同文件和通信往来的索引记录,并协助相关的检索和归档.合同文本是合同内容的载体.

如何改进合同管理?

授权与协作

当一个组织的所有领域都参与进来,并且责任不仅仅集中在少数人身上时,合同管理流程就会变得最有效.

过度劳累的法律团队是企业的常见症状,其中合同管理更像是事后的想法,而不是核心实践.

最初预计内部法律顾问将审查潜在的合同,然后通过扩展,预计将负责文件的存储,义务和续展跟踪以及合规性监控.

随着合同量的增长,这很快就会变得不可行,并且团队无法以相同的速度扩展.它还可能导致法律团队花费大量时间从事不需要法律专业知识的工作

合同管理既低效又昂贵.

能够通过分配这些任务的所有权来??委派责任对于成功的合同管理至关重要.

自动化

一旦您设计了合同管理流程,就必须确保它始终如一地应用于公司中的每个合同.

在可能的情况下,自动化流程有助于最大限度地减少手动管理和错误,并确保员工只需要在适当的时间执行特定操作.

通常,自动化将需要实施专业的合同管理软件,但即使是像Excel这样的系统也可以设置为从流程中删除一些手动步骤

定期审查和抽查

较好的系统仍然需要审计和检查,以确保一切都按预期运行.

定期抽查来自不同业务领域的个人合同记录,将让您深入了解流程的稳健性.

检查记录是否具有完整的元数据合同条款和义务是否受到监控,以及相关的合规性认证是否是最新的.

不要等待

我们经常听到潜在客户说,他们一直在寻求正式化他们的合同管理,并在很长一段时间内实施解决方案.

同样,我们已经单独写了这个问题,但是如果您的企业拥有的??遗留合同??数量被证明是进步的障碍,那么您需要尽早解决它.

您的业务将继续向前发展,将签署更多的合同,并且将这些遗留协议放入您选择的解决方案中的初始任务的规模将增加,从而使合同跟踪更加困难.

以上详细介绍了合同管理包括哪些方面,也介绍了如何改进合同管理.通过本文的介绍,我们可以了解到,合同管理应该包括合同签订、合同履行、合同检测、合同变更、合同档案管理等等,改进合同管理的方式主要包括授权与协作、自动化、定期审查和抽查、不要等待等等.