报价单是一种商业文书,在商业交易中,当一方向另一方报出价格、货物名称、货物数量、交货地点等信息时,本身就生成了一张报价单。因此,报价单也称为货物报价证明文书。视情况,报价单可以作为原始凭据,具有可证明交易等文件夹状性质。
首先,报价单必须全面准确,内容必须真实、准确,覆盖销售价格、交货时间、交货地点、收结货款方式、售后服务等内容,以及数量、质量的确认等。报价单若有异议,必须及时进行修正,以确保报价准确性,并不得做出不实报价;其次,报价单须有清晰明了的合同要约性质,双方都应签字确认后,报价单才能付诸实施;此外,报价单涉及的产品或服务,必须有相应的型号、规格等技术参数文档,以及质保期限、使用手册等补充文件,用以表明报价单的真实性。有了这些条件,报价单就具有一定的原始凭证的作用,这些内容的规定及记载能有效的保障双方权益,且在以后的可证明交易等案件中,也可以作为有效证据。
报价单可以为发票底联,发票底联是将发票与报价单关联,是发票唯一凭证,它记载了发票开具的依据:发票对应的报价单及货物名称、数量、金额等内容,这种方式可有效规范商业发票,降低发票开具凭证被挪用的风险,是纳税有效证display的关键性要素,在货物报价凭证上,报价单的作用就很重要。
由此可见,报价单作为一种原始凭据,在商业交易中应有其重要性,必须按照规定的形成方式来填写,因为报价单可以作为发票的底联,加以管理,可以使发票的性质变得更加准确,这将有效降低可能出现的商业合同纠纷,为双方权益提供有效保障。