财务会计凭证是会计账簿中记录账务实际发生情况的合法凭证,这些凭证必须存档,存档要有归类、齐全、清楚等要求,一般财务会计凭证的存档分为两部分:原件存档和复印件存档。
原件存档是指将凭证的原件归档,通常有建立凭证索引的程序,分类存放,并按序号编制凭证册,并封连好,把内容全部汇总列出,有详细说明对应内容,同时还要经常检查和维护,以防止凭证遗失。
复印件存档是指将凭证的复印件归档,这是存档的主要体现形式,除了原件存档外,凭证的复印件也要贴记序号,归档以方便查阅,并且要建立一定的索引系统,这样可以按财务会计凭证的编号或日期查阅凭证内容,以便着重研究和控制有关的财务科目和账户等。
同时,企业还要重视凭证存档的安全性,如安全锁好档案室,避免有关会计凭证被窃取,以保证账簿中的账务实际发生情况的真实性及有效性。
此外,不同的会计凭证,存档的地方也不同,如银行对帐单可以存放在银行凭证册中;借入借出凭证可以存放在借出凭证册中;国家税务机关发出的税务凭证可以存放在税务凭证册中;各种费用凭证可以存放在费用凭证册中,以此类推。
总之,财务会计凭证的存档是会计账簿中记录账务实际发生情况、维护凭证完整性和真实性的重要手段,必须建立良好的存档制度,按照规定的要求进行存档,保证凭证的完整性和准确性。
拓展知识:财务会计凭证的存档通常有建立凭证索引、分类存放等步骤,而且凭证的存档还可以推广到电子化,形成电子版的凭证存档体系。这样,全部的财务会计凭证可以存放在电子财务系统里,便于管理和查阅,提高了凭证存档的灵活性和安全性。